Marco Scheel aka GeekDotNet Früher SharePoint. Heute Microsoft 365 Modern Collaboration. Co-Host of Hairless in the cloud.
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Microsoft Teams Incoming Webhook update required

With the Message Center Notification MC234048 Microsoft announced a change to the Microsoft Teams App “Incoming Webhook”. The URL currently used will be deprecated by mid of April 2021. The exact wording is:

We will begin transitioning to the new webhook URLs on Monday January 11, 2021; however, existing webhooks URLs will continue to work for three (3) months to allow for migration time Source (as of 2021-01-26): https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/MessageCenter/:/messages/MC234048

If you created a webhook prior January 11, 2021 you will need to update your existing connector configuration!

This app is in regular use by most companies, if not disabled by a Teams App permission policy in the tenant. The app is a very easy option to post a message to a team. The URI of a webhook is cryptic and the only security in place. If you send a well-crafted HTTP message to the endpoint, you will create a Teams post in the channel the app is connected to. Here is the Microsoft documentation and a great community article.

Currently Microsoft is using a non-tenant specific URI (outlook.office.com). The new URI will be tenant related (YOURTENANT.webhook.office.com).

This feature is communicated for Microsoft Teams, but it is also a Microsoft 365 Group Connector feature so these might also affected.

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Create your Azure AD application via script - M365.TeamsBackup

If you are using Azure AD authentication for your scripts, apps, or other scenarios at some point you will end up creating your own application in your directory. Normally you open the Azure portal and navigate to the “App registrations” part of AAD. This is fine during development, but if you want to share the solution or a customer wants to run the software in their own tenant, things get complicated and error prone. For my Microsoft Teams backup solution this is very real because you need to hit all required permissions and configure the public client part otherwise the solution will not run.

This post provides you will all the needed information to create your own script. I’m using my M365 Teams Backup solution as a reference. The key components are:

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Microsoft Teams backup your channel messages with Microsoft Graph

I have sat down for four weekends in a row to come up with a solution for two problem I encountered in the past:

  • I wanted to save all images from a beautiful Teams channel message. Teams is saving these inline images not to SharePoint. The only way to download is to click on each image.
  • We are doing a Tenant to Tenant migration at glueckkanja-gab after our merger. Most of the migration tools will support the migration of Teams chat, but not all tools are available, and some implementations are lacking features for a more flexible approach.

I started my career as a developer and my heart is still thinking Visual Basic. Do not be afraid, I migrated my dev skills to C# a long time ago and my array starts at 0 not 1.

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I really wanted to try a few things regarding Microsoft Graph, the Microsoft Graph SDK and Microsoft Teams. The Microsoft Teamwork part of the API has a solid starting point (if you look at the beta version). The API is getting very mature set of capabilities. I’m a huge fan of Azure Functions and I’ve done quite a few projects that are talking to the Microsoft Graph using Application Permissions. I’ve checked the documentation and if I wanted to go this route I would have to request special permissions from Microsoft to access the content without a real user. For now I decided to go with a console application and a Azure AD Device Code flow.

I have published the source code at GitHub. Maybe this will get your own solution a kickstart. Just a quick disclaimer: A lot of this stuff is first time code for me (DI in a console, Graph Auth provider, logging, …). I think at some points I over-engineered the solution and I got distracted from my real business problems ;)

https://github.com/marcoscheel/M365.TeamsBackup

In the following sections I will show you how I approached the problem, how the result of the backup looks, how to setup and how to run it for yourself.

Eigene Vorlagen für Microsoft Teams

Microsoft hat im Mai angekündigt, dass man in Kürze auf Microsoft definierten Templates bei der Anlage zurückgreifen kann und in Zukunft auch eigene Templates im Admin-Center erstellen kann. In der Vergangenheit brauchte man eine Teams Provisioning Lösung und konnte nicht auf die eingebauten Dialoge zurückgreifen. Hier ein Beispiel, wie man über ein Site Design ein Microsoft Flow startet, um mit Teams zu interagieren.

In meinem Lab-Tenant ist nun endlich die Erstellung eigener Templates angekommen. Ich zeige euch, was es mit den Templates von Microsoft auf sich hat und was ihr mit den eigenen Templates erreichen könnt.

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Microsoft Teams Recording mit Externen teilen

Microsoft arbeitet an einer neuen Version von Microsoft Stream. Microsoft Teams nutzte bis vor kurzem genau dieses Video-Backend für die Ablage der Meeting Recordings. Seit heute (01.11.2020) beginnt der Rollout für alle Tenants, es sei denn ihr habt per Meeting Policy ein Opt-Out für eure Benutzer gesetzt. Was das Recording in OneDrive/Teams bedeutet habe ich euch in folgendem Blogpost demonstriert.

Das Meeting Recording liegt also im SharePoint (für Channel Meetings) oder im OneDrive (für alle anderen Meetings). Ist damit der Blog bereits zu Ende? Teilen auf SharePoint kann doch jeder, oder? Hier gibt es die Doku von Microsoft. Natürlich kann ich die Datei einfach über einen neuen Sharing Link teilen. Wenn der externe Benutzer aber im Meeting-Chat auf das Recording klickt, dann gibt es folgenden Fehler, den wir aber “einfach” Lösen können.

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Microsoft Teams Recording jetzt in SharePoint statt Microsoft Stream

Auf der Ignite 2020 wurde angekündigt, dass man Microsoft Stream einstellen neu erfinden wird. Ich bin Feuer und Flamme für die Idee, wie ihr hier sehen könnt:

Den Microsoft Blogpost mit allen Details findet ihr hier. Heute wollen wir uns die Auswirkungen auf die Meeting Recordings in Microsoft Teams anschauen. In der “Vergangenheit” hatten wir folgende Probleme mit der Ablage in Microsoft Stream:

Mit dem neuen Microsoft Stream gehören diese Probleme der Vergangenheit an und es werden noch viele Funktionen in der nahen Zukunft ergänzt. Zum Start bekommen wir aber eine sehr rudimentäre Implementierung mit ihren eigenen Problemen. Wir schauen einmal auf die entsprechende Implementierung Stand Oktober 2020. Microsoft hat zur Ignite eine dedizierte Session zum Thema Besprechungsaufzeichnung erstellt in der ihr viele Details findet.

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Teilnehmer in Microsoft Teams für immer stumm schalten

Wer kennt es nicht: Das Meeting startet und plötzlich “piiiiiiiiep-piiiiiep-piiep-piep” … der Projektleiter parkt rückwärts ein. Die Flexibilität in der Teilnahme an einem Teams Meeting ist “nahezu” unbegrenzt. Die Freiheitsgrade sind aber für viele neu und ungeübt. Der geübte Umgang mit dem Meeting Equipment ist noch in weiter Ferne. Im optimalen Fall setzen wir alle nur Microsoft Teams zertifizierte Geräte ein und Hardware + Software arbeiten in Harmonie. Wenn ich zu spät in ein Meeting komme, dann hoffentlich “on mute”. Die Realität sieht noch immer anders aus. Besonders in großen Meetings war es ein Problem, dass Teilnehmer jederzeit das Mikrofon öffnen konnten. Ein Microsoft Teams Live-Events waren oft keine Lösung, da die Interaktivität in einem späteren Moment fehlte. Durch die Einführung des Roadmap Item 66575 ist das Problem lösbar:

Prevent attendees from unmuting in Teams Meetings

Gives meeting organizers the ability to mute one to many meeting participants while removing the muted participants' ability to unmute themselves.

Hier der Screenshot zum Feature:

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Enable Unified Labeling for Microsoft 365 Groups (and Teams) in your tenant via PowerShell script

Microsoft announced end of June 2020 the “General Availability” of the Microsoft Information Protection integration for Group labeling. Unified labeling is now available für all Microsoft 365 Groups (Teams, SharePoint, …).

Microsoft Information Protection is a built-in, intelligent, unified, and extensible solution to protect sensitive data across your enterprise – in Microsoft 365 cloud services, on-premises, third-party SaaS applications, and more. Microsoft Information Protection provides a unified set of capabilities to know your data, protect your data, and prevent data loss across Microsoft 365 apps (e.g. Word, PowerPoint, Excel, Outlook) and services (e.g. Teams, SharePoint, and Exchange).

Source: https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-security-and/general-availability-microsoft-information-protection/ba-p/1497769

Beware of the Teams Admin center to create new teams (and assign owners)

The Microsoft Teams Admin Center can be used to create a new Team. The initial dialog allows you to set multiple owners for the Team. This feature was added over time and is a welcome addition to make the life of an administrator easier. But the implementation has a big shortcoming: The specified owners in this dialog will not become a member of the underlying Microsoft 365 Group in Azure Active Directory. As a result all Microsoft 365 group services checking for members will not behave as expected. For example: These owners will not be able to access Planner. Other services like Teams and SharePoint work by accident. image

Microsoft Teams Live Events für (Krisen-)Vorträge

Online Meetings sind aus den heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Microsoft Teams ist die Meeting-Lösung im Microsoft 365 Service. Ein Teams Meeting ermöglicht es allen Teilnehmern, aktiv an der Besprechung teilzunehmen. Es gibt nur wenig Kontrolle für den Besprechungsleiter. Die Teilnehmer müssen die Disziplin aufbringen und sich im Meeting “korrekt” verhalten. Durch die aktuelle Corona-Krise wird aber deutlich, dass sich viele Teilnehmer schwerer damit tun als gedacht. Besonders für Neulinge sind die verschiedenen Optionen in der Software ungewohnt und Grundregeln für ein gutes Meeting eventuell unbekannt. Es wäre toll, wenn die Software hier besser unterstützt, aber der aktuelle Stand (”Mute all”, …) wird sich kurzfristig nicht ändern.

Ich möchte euch heute eine Alternative zum klassischen Meeting zeigen. Es wird nicht für jede Situation passen, aber ihr solltet es kennenlernen und selbst entscheiden. Ich wurde von einer Schule angesprochen, welche Optionen es gibt, die Schüler Online zu unterrichten. Die Zielgruppe ist nicht besonders gut ausgebildet, wenn es um eine gute Meeting-Kultur geht :) Die Eltern und die Schüler dürften oft Anfänger sein und da passieren automatisch Fehler. In dieser Situation kann es sin machen auf ein Microsoft Teams Live Event auszuweichen.