TL;DR

Die Roadmap schließt somit eine Lücke, die überwiegend Hardcore SharePoint User (Publishing, echte Listen und Metadaten) betroffen hat und begeistern wird. Für den Rest wird es einfach einfacher und schöner.

Alle die Office 365 noch nicht verwenden können die Zeit bis Ende 2016 nutzen, um eine solide Basis aufzubauen. Alle mit einer guten Office 365 Basis können die Zeit nutzen in ersten Gehversuchen mit Office 365 Groups eigene Erfahrungen zu sammeln. In nächsten Jahr (2017) können dann hoffentlich alle das volle Potential von SharePoint Online nutzen und über den Datei-Tellerrand schauen und den nächsten Level der modernen Teamräume ausnutzen.

Am 4.5.2016 hat Microsoft Details zur weiteren Roadmap von SharePoint in einem Online-Event vorgestellt. In den letzten Monaten hat man den Eindruck bekommen, dass SharePoint sich immer mehr auf das Verwalten von Dateien konzentriert und dies auch mit einem sehr rudimentären Funktionsumfang. Woher kam die Vermutung? Meine persönliche Wahrnehmung als Berater im SharePoint Umfeld, Blogs aus der (MVP-)Community, die aktuelle (Stand Mai 2016) Implementierung der Office 365 Groups und nicht zuletzt der starte Fokus auf den OneDrive for Business Bereich (Next Gen Sync, …).

Ich als SharePoint Berater bei der Glück & Kanja Consulting AG möchte ihnen gerne meine Wahrnehmung und Interpretation der Dinge schildern. Es ist keine 1:1 Zusammenfassung, denn die hat Microsoft selber hier geliefert:

Sites heißt jetzt wieder SharePoint – Das Versteckspiel

hat eine Ende

Meine erste Reaktion auf Twitter: image

Persönlich bin ich mit dem Event sehr zufrieden. SharePoint versucht sich nicht nur auf Dateien zu beschränken, sondern möchte auch in Office 365 als echtes Intranet wahrgenommen werden. Abseits von Groups und OneDrive gibt es ja noch Listen. Ein Feature das nur “Wenige” verwenden, aber eigentlich liegt dort der Teil der SharePoint definiert. Was hat Microsoft nun getan, um die traditionellen Wert wiederzubeleben?

  1. Moderne Teamsites sehen gut aus und funktionieren im Browser und in einer neuen SharePoint Mobile App

  2. Moderne Teamsites bieten mehr als eine Dokumentenbibliothek

  3. Moderne Teamsites fokussieren auf “Pages” und “Webparts” um Informationen aus der puren Existenz zum Benutzer zu führen

  4. Moderne Teamsites bieten **Discovery **ala Delve und zeigen Activities auf einer Zeitlinie ähnlich wie Yammerimage

Ist der Focus auf das Intranet (News, Publishing, …)

und echte Listenfunktionalität die Lösung aller SharePoint (Online) Probleme?

Nein! Ich bin noch immer der Meinung, dass der Großteil meiner Kunden primär eine grundsolide Lösung für das Arbeiten mit Dateien benötigt. Die Roadmap hierfür (OneDrive for Business Client) scheint klar. Wird die Zeitlinie gehalten, dann sehe ich hier keine Probleme.

Für was brauche ich jetzt aber Listen? Auch in internen Gesprächen wird den meisten Leuten nicht klar, warum man Listen benötigt. Selbst zusätzliche Metadaten an Dateien sind immer wieder ein Streitthema mit einem klaren Gewinner: Die Out-Of-The-Box Metadaten (Ersteller + Datum, Änderungshistorie, Version, Name) sind ausreichend. Benutzer wundern sich schon oft genug, warum SharePoint bei Dateien neben dem Dateinamen auch ein Titel Attribut hat. Zusätzliche Daten zu erfassen, ist für viele Benutzer neu und ungewohnt. Es mag valide Situationen (aber wirklich nur ein kleiner Prozentsatz) geben, wo extra Metadaten hilfreich sind. Das Handling der Metadaten stellt für Dateien aber noch immer ein Problem dar. Offline, Non-Office Dateien und verschiedene andere Situationen erlauben kein Zugriff auf diese extra Metadaten. Ein Bulkupload über OneDrive for Business oder den Browser erzeugt Dateien ohne Metadaten und oft ohne einen relevanten Handlungshinweis für den End-Benutzer. Kann ich auf Ordner verzichten, wenn ich Metadaten pflegen? Meine Meinung ist hier in 95% der Fälle ein “Nein”, da ich ohne Ordner zum Beispiel Offline ein Problem bekomme, wenn ich zum Beispiel 2000 Dateien in einer flachen Dateiliste bekomme. In solchen Situationen kann auch kein “selective Sync” helfen, wenn er mal implementiert wurde.

Die Demos von Microsoft zeigen die Modern Teamsites unter Verwendung der “neuen” Seiten und Webparts zum Aufbereiten multipler Informationen und Quellen. Sieht toll aus. Ich fand schon immer die Startseite einer Teamsite dafür geeignet, neben einem Dokumentenbaum (wie aus dem Dateisystem) auch andere relevanten Informationen aufzubereiten. Die Realität zeigt aber, dass sich so was gerade für Demos perfekt eignet, aber im echten Leben nur selten angewendet wird.

Also doch alles Grütze?

Nein, denn es gibt alleine durch die neue “Out-Of-The-Box” Funktionen so viele Vorteile, dass auch das normale Arbeiten unterstützt wird. Die neue SharePoint App funktioniert auch ohne zusätzliche Listen und Metadaten. Ein Delve ähnliches Discovery findet jetzt “überall” statt. Die “neue” Oberfläche kennen die User schon aus ihrem OneDrive for Business. Ergänzungen wie PowerApps und Flow können bei Bedarf aktiviert und genutzt werden. Das neue SharePoint Framework erweitert und ergänzt die bestehenden Add-In basierenden Entwicklungen.

Es gibt noch einige nicht unwesentliche Unbekannte:

  • Wie integriert sich die Groups-Funktionalität in die neuen Teamsites und anderes herum

  • Modern Teamsites für On-Premise (SP2016) gibt es wahrscheinlich erst 2017 in einem Feature Pack

  • Wie überbrücken wir die Zeit bis Ende 2016 (da kommen das Gesamtpaket zusammen)

Die Roadmap schließt somit eine Lücke, die überwiegend Hardcore SharePoint User (Publishing, echte Listen und Metadaten) betroffen hat und begeistern wird. Für den Rest wird es einfach einfacher und schöner.

Planlos?

Kein Grund nix zu tun. Nutzen Sie noch kein Office 365? Starten Sie einen Piloten und untersuchen Sie, was ihr Unternehmen der Cloud abgewinnen kann. Bevor es um SharePoint geht benötigen Sie solide Grundlagen/Planungen im Bereich Authentifizierung (Azure AD), eine eventuelle Verzeichnissynchronisation, Office Pro Plus (Client) Rolloutplanung, Mailmigration und mehr. Ist alles ready, dann ist es fast schon 2017 und mit all den wahrgewordenen SharePoint Funktionen kann auch hier solide ein Plan entwickelt werden.

Ihr Unternehmen hat schon die stabile Basis in Office 365 oder befindet sich in einem Proof-of-Concept? Diese Ausgangssituation ist ganz so einfach. Persönlich würde ich hier versuchen auf Basis der aktuellen Office 365 Groups Implementierung erste Gehversuche zu machen und so bis Ende 2016 die Grundlagen für eine erfolgreiche Modern SharePoint Implementierung vorzubereiten.

Wir von der Glück & Kanja haben vor kurzem die GK WebcastFriday Serie gestartet. Im letzten Webcast haben meine Kollege Jan Geisbauer und ich das Thema SharePoint und im speziellen The Futute of SharePoint betrachtet. Schaut doch mal rein.